FUNKCIJOS
- priima, tikrina ir registruoja įstaigoje gautus bendruosius dokumentus ir perduoda juos vykdyti pagal kompetenciją;
- registruoja įstaigos darbuotojų parengtus bendruosius siunčiamus ir vidaus dokumentus bei sutartis, nustatyta tvarka paruošia juos ir išsiunčia arba perduoda vykdytojams;
- atlieka užduočių vykdymo kontrolę;
- esant poreikiui skaitmenina bendruosius dokumentus, gautus ar parengtus popierine forma, ir įkelia juos į dokumentų valdymo sistemą (toliau –DVS);
- tikrina, kad darbuotojų parengti bendrieji dokumentai būtų tinkamai įforminti, netinkamai įformintus dokumentus grąžina ištaisyti;
- teikia metodinę pagalbą darbuotojams bendrųjų dokumentų rengimo, įforminimo ir DVS naudojimo klausimais;
- užtikrina savo žinioje esančių bendrųjų dokumentų saugojimą ir naudojimą, nustatyta tvarka formuoja bylas ir paruošia jas perduoti į archyvą saugoti;
- pagal kompetenciją teikia siūlymus Skyriaus vedėjui dėl bendrųjų dokumentų valdymo procesų tobulinimo;
- teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją įstaigos darbuotojams, interesantams apie DVS užregistruotus bendruosius dokumentus;
- telefonu ir el. paštu teikia informaciją asmenims apie įstaigos teikiamas paslaugas ir vykdomą veiklą;
- tvarko įstaigų išsiųstų bendrųjų dokumentų ir siuntų statistinę finansinę apskaitą;
- atlieka įstaigų gautų e. siuntų stebėseną, kontroliuoja, ar visos e. siuntos, gautos e. pristatymo sistemoje, yra perkeltos į DVS, taip pat tikrina ir perduoda registravimui gaunamus dokumentus per Lietuvos elektroninių paslaugų portalą ,,E. teismas.lt”;
- pildo ir teikia tvirtinti įstaigos vadovybės ir Skyriaus darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius;
- pavaduoja Skyriaus vyriausiąjį specialistą, vykdantį personalo valdymo funkcijas, ar Skyriaus vyriausiąjį specialistą, vykdantį įslaptintos informacijos administravimo funkcijas, kai jų nėra dėl atostogų, laikinojo nedarbingumo ar kitų svarbių priežasčių;
- pagal kompetenciją dalyvauja įstaigos komisijų ir darbo grupių veikloje, atlikdamas sekretoriaus funkcijas;
- teikia organizacinę pagalbą įstaigos vadovybei atliekant savo funkcijas;
- vykdo kitus su Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio ir įstaigos vadovybės pavedimus tam, kad būtų pasiekti įstaigos strateginiai tikslai;
- yra tiesiogiai pavaldus Skyriaus vedėjui.